Phần mềm Quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng của thời đại số

Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng sử dụng của các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp hiện nay khi mạng internet và máy tính đã trở nên phổ biến. Đối với khối xử lý công việc hành chính, phần mềm quản lý văn bản là công cụ “cứu cánh” giúp cải cách hành chính đắc lực.

Trong thời đại thư điện tử không còn xa lạ với cán bộ nhà nước cũng như doanh nghiệp, các loại văn bản, giấy tờ cũng đã dần được số hóa giảm tải công việc cho các phòng ban thực hiện. Các công văn, giấy tờ cũng đã được số hóa gửi đến từng cơ quan thay vì thư giấy. Chính bởi vậy, sử dụng phần mềm quản lý văn bản là một xu thế tất yếu khi đã có đầy đủ tiền đề thực hiện.

Phần mềm quản lý văn bản hiện nay đang tồn tại ở dạng phần mềm quản lý văn bản độc lập và phần mềm quản lý văn bản trực thuộc một phần mềm hệ thống khác. Loại văn thứ nhất sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ không có chi nhánh đơn vị, không nhiều phòng ban.

Khi dùng loại phần mềm quản lý văn bản độc lập, việc chuyển thông tin từ văn phòng tổng tới các chi nhánh hay từ văn phòng đến nhà máy, trao đổi thông tin giữa các phòng ban sẽ mất thời gian sao chép dữ liệu bằng usb hay nén file để gửi qua mạng internet…Việc này khiến cho hiệu suất công việc không cao, chậm tiến độ xử lý các công việc.

Đối với loại phần mềm quản lý văn bản trực thuộc phần mềm hệ thống, toàn bộ thông tin quản lý sẽ cập nhật trên toàn hệ thống. Do vậy dù nhân sự ở chi nhánh hay bất cứ phòng ban nào có quyền truy cập đều có thể xem được thông tin.

Phần mềm quản lý văn bản SN-OFFICE mang lại nhiều lợi ích

Hiện nay, phần mềm quản lý văn bản được nhiều nhiều đơn vị sử dụng và đánh giá cao phải kể đến phần mềm quản lý văn bản SoftNet Office. Phần mềm này được xây dựng bởi công ty Cổ phần SoOFTNET Việt NAM  – đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm xây dựng phần mềm các lĩnh vực như quản lý hệ thống văn thư, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác.

Thiết lập kho lưu trữ không giới hạn dung lượng

Sự dịch chuyển từ văn phòng vật lý sang văn phòng điện tử cho phép các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống kho dữ liệu phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực của công ty đó mà không giới hạn số lượng tài liệu lưu trữ. Doanh nghiệp không cần lo lắng về số lượng tài liệu tăng dần theo thời gian mà không có chỗ lưu trú. Phần mềm đảm bảo mọi dữ liệu không bị thất lạc như khi lưu trữ bằng giấy tờ hay mất đi khi có sự thay đổi nhân sự.

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm với nhiều tiện ích ở các phân hệ khác nhau nhưng cùng chung một hệ thống. Vì thế, người dùng có thể tra cứu và xử lý công việc trên một chiếc máy tính hoặc điện thoại thông minh kết nối Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian,

Nếu như văn phòng truyền thống khi cần trao đổi công việc phải đến bộ phận, vị trí liên quan hoặc mở một cuộc họp thì với văn phòng, người dùng có thể làm việc, trao đổi mọi nơi mọi lúc mà phải di chuyển quá nhiều

Đặc biệt ứng dụng văn phòng điện tử, Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn. Có thể kể đến:

  • Chi phí photocopy, văn phòng phẩm; chi phí lưu trữ tài liệu.
  • Giảm chi phí lao động gián tiếp do việc sử dụng công nghệ hiện đại thay thế các công việc thủ công, giấy tờ.
  • Giảm thiểu trang thiết bị không cần thiết nhờ các công nghệ tích hợp trên phần mềm.
  • Với hình thức “văn phòng ảo” còn tiết kiệm được chi phí nhân lực, chi phí thuê mặt bằng.

Dữ liệu thông tin đồng bộ và bảo mật cao

Mọi dữ liệu thông tin liên quan đến tài liệu, sổ sách đều được cập nhật đồng bộ, dữ liệu được máy móc quét, chọn lọc để tránh sự trùng lặp nội dung. Từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin ở ổ cứng.

Các dữ liệu, hồ sơ sau khi được đồng bộ sẽ được tập trung, phân quyền cho bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm. Tất nhiên độ bảo mật của máy móc hơn rất nhiều so với việc bảo mật thông thường.

Tăng năng suất lao động

Văn phòng điện tử giúp mọi quy trình làm việc trở nên nhanh chóng, tiết kiệm. Nhân viên có thời gian tập trung sáng tạo, nâng cao năng lực chuyên môn. Ban lãnh đạo xử lý công việc một cách khoa học theo đúng quy trình. Từ đó, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc. 

Với những ưu điểm nổi bật nêu trên, các phần mềm hỗ trợ môi trường làm việc online dần thay thế văn phòng truyền thống. Việc ứng dụng loại hình văn phòng này đã và đang đem lại hiệu quả vượt bậc cho các Doanh nghiệp. Việc nghiên cứu ứng dụng hình thức văn phòng mới là yêu cầu cấp thiết mà chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu càng sớm càng tốt, đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển. 

Doanh nghiệp nào có thể sử dụng văn phòng điện tử?

Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, môi trường làm việc hiện đại này đem lại không ít lợi ích cho doanh nghiệp

  • Giảm tải công việc cho từng bộ phận: Quy trình làm việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ rành mạch cho từng cá nhân, phát huy được tính tự giác, sáng tạo, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giảm tải khối lượng công việc
  • Giảm thiểu bộ máy nhân lực cồng kềnh: Nhờ quy trình làm việc khoa học sẽ cắt giảm đi được một lượng nhân lực gián tiếp làm các công việc thủ công, giấy tờ

Đối với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hoặc là những startup, văn phòng giúp doanh nghiệp  

  • Xây dựng quy trình làm việc khoa học: Phần mềm với các ứng dụng sẽ tạo nên một quy trình làm việc khoa học cho nhà quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các start-up thì quy trình càng nhanh gọn bao nhiêu thì càng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp bấy nhiêu. Với các ứng dụng tích hợp từ quản lý quy trình; tra cứu dữ liệu; khởi tạo công việc in ấn, lưu trữ thông tin,…sẽ tiết kiệm chi phí cũng như thời gian tối đa cho doanh nghiệp
  • Xây dựng cơ cấu các phòng ban hợp lý: Văn phòng điện tử sẽ phân chia nhân lực phù hợp với khối lượng công việc. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân lực còn hạn chế, ứng dụng sẽ tích hợp một hoặc nhiều phòng ban vào với nhau. Đảm bảo khối lượng cũng như hiệu suất công việc tối ưu nhất.